Empresas de médio e até pequeno porte no Brasil todo, seja capital ou interior, estão recebendo constantemente e-mails e telefonemas de parceiros Microsoft informando que receberam uma denúncia de utilização de softwares de forma irregular. Esta abordagem quase sempre ocorre através de um e-mail @microsoft.com e com a assinatura no e-mail de “Área de Conformidade e Licenciamento; Anti Piracy; Tele Licensing Compliance”, ou através do telefone solicitando que o responsável pela área de TI ou software atenda às solicitações.
A maioria dos e-mails enviados por estas equipes possuem um tom ameaçador e intimidador, informando que se não tiverem um retorno até a data estipulada a área jurídica da Microsoft será acionada. Estas equipes ou canais na maioria das vezes são revendas Microsoft. No e-mail é solicitado um levantamento de todas as licenças Microsoft no ambiente, desde estações até servidores e o envio de uma planilha chamada PUA com estas informações. Em alguns casos eles solicitam a instalação de um software no servidor e distribuir via GPO para todas as estações, com a finalidade de coletar de forma automática este levantamento de licenças - cuidado, este software não é da Microsoft e sim de um parceiro que desenvolveu, portanto, não recomendo a instalação do mesmo.
Não vou entrar na esfera jurídica se a empresa é obrigada ou não a enviar estas informações. O que pode ocorrer, em alguns casos se a empresa não retornar e colaborar com esta análise no ambiente, é um fiscal da Microsoft, em conjunto com um oficial de justiça, ir pessoalmente na empresa realizar este trabalho, mas, neste caso, possivelmente a Microsoft não será tão flexível em relação a regularização.
Eu recomendo as empresas que receberem este contato realizarem os procedimentos solicitados e enviarem a PUA, visto que se existir irregularidade o intuito destes parceiros não é entrar com uma ação judicial e sim apoiar/vender as licenças em déficit.
Após o envio das informações PUA para a Microsoft, eles irão realizar um confronto das licenças cadastradas na Microsoft (Open Volume) com as que você informou na planilha e, caso exista algum GAP, eles irão solicitar notas fiscais para comprovar a legalidade do software.
Maquinas compradas através da Dell, HP, IBM, entre outros, que venham com o Windows e Office instalados não são de conhecimento da Microsoft, por isso é fundamental guardar todas as notas fiscais relacionadas a Software, visto que este é o único meio de comprovação. Obs:Mesmo que já tenha passado 5 anos e não exista mais a necessidade fiscal de guardar a nota, a Microsoft não entende desta forma, portanto, atenção.
A seguir, algumas dicas sobre licenciamento e como realizar o levantamento das licenças Microsoft no ambiente.
Licenciamento Office: Se a empresa possui solução Citrix, Terminal Server, entre outros, ou seja, uma estrutura no qual as estações se conectam no servidor para realizar as operações, é comum achar que somente uma licença do Office seja o suficiente, visto que está instalado somente em um servidor, porém, o licenciamento Microsoft em relação ao Office é por usuário, desta forma, se 50 usuários conectam no servidor e utilizam o aplicativo Office são necessárias 50 licenças Office para o ambiente.
Licenciamento de Call de Acesso: É necessário uma call de acesso Windows para cada usuário ou dispositivo que estiver acessando algum recurso no servidor Windows, desta forma, se existirem 10 servidores Windows 2008 r2 no ambiente e 50 usuários, são necessárias 50 call de acesso Windows 2008 r2, ou seja, indiferente da quantidade de servidores é necessário somente uma licença vinculada ao usuário ou dispositivo. Se a empresa resolver instalar um Windows 2012 no ambiente para ser o Active Directory secundário, por exemplo, será necessário adquirir 50 novas call de acesso para Windows 2012.
Licença Windows 2012: Nesta versão a Microsoft mudou as opções de licenciamento oferecendo somente a versão Standard e Datacenter. Com as Standard é possível subir 2 maquinas virtuais no ambiente e utilizar o host físico para aplicações, enquanto a Datacenter é ilimitado a quantidade de maquinas virtuais naquele servidor (host físico).
Em relação ao preenchimento da PUA (planilha Microsoft) se o ambiente for simples, você pode realizar manualmente a checagem nas maquinas e servidores e preencher a quantidade de Windows XP, 7, 8 no ambiente, quantidade de Office, Exchange, SQL Server, entre outras informações solicitadas. Se o ambiente for grande e complexo recomendo procurar o apoio de algum parceiro partner ou especialista em licenciamento e soluções Microsoft para apoiar na realização do inventário e preenchimento da planilha.
Para maiores informações a Microsoft possui um site explicando a antipirataria:http://www.microsoft.com/pt-br/antipirataria/default.aspx , e outro site chamado SAM (Software Asset Management) que pode apoiar com informações para realizar inventário no ambiente em relação a Software Microsoft http://www.microsoft.com/pt-br/sam/default.aspx.
Para finalizar o artigo e não ficar muito extenso, recomendo sempre o preenchimento correto da planilha, ou seja, não omitir informações e, em caso de dúvidas, ou se a empresa não possuir expertise neste tipo de trabalho, entrar em contato com um parceiro que possui conhecimento e experiência para realizar.
Se a sua empresa não conhece o ambiente de softwares instalados e não tem uma gestão da quantidade de licenças e GAP destas, recomendo o quanto antes iniciar este trabalho e, em caso de não conformidade com o licenciamento Microsoft, colocar no planejamento 2015 o inicio da regularização, visto que é questão de tempo um contato da Microsoft para com sua empresa.
