Por que é necessário usar um software de gerenciamento de projetos?

A gestão de projetos é uma disciplina complexa o suficiente para exigir muito conhecimento e experiência da parte dos profissionais que a exercem. Ainda que algumas pessoas tenham restrições quanto ao uso de software de gerenciamento de projetos, a verdade é que eles podem trazer imensas vantagens para as organizações que os adotam.

Isso é ainda mais verdadeiro quando a ferramenta utilizada é totalmente hospedada na web, evitando a necessidade de instalar programas e licenças nos computadores da empresa. Descubra agora os principais motivos para adotar um software como esses em seu negócio.

Mantendo o foco no que importa

Qualquer projeto é feito de uma série de atividades relacionadas, cada qual com suas particularidades. O uso de um software adequado ajuda os gestores a analisar a interação entre essas tarefas e planejá-las de forma eficaz, identificando caminhos mais vantajosos a serem seguidos pela equipe durante a execução.

Controle de informações

Um dos pontos nevrálgicos da gestão de projetos é o cronograma de atividades e o acompanhamento do progresso da equipe. Os softwares de gestão de projetos tornam esse trabalho muito mais fácil, permitindo a criação de tarefas e suas interdependências, o estabelecimento de metas, a definição de restrições e a atribuição de responsáveis.

Com isso, sua empresa garante que as informações essenciais ao projeto estarão sempre disponíveis para acesso e consulta por toda a equipe, evitando que muitas delas não sejam completadas somente por falta de comunicação.

Centralização dos processos

Não é raro que gerentes de projeto mais conservadores consigam atingir o sucesso em um empreendimento usando diversas ferramentas de controle separadas, como planilhas, pastas compartilhadas, documentos impressos, entre outras.

No entanto, a adoção de uma ferramenta de gestão de projetos reduz o trabalho necessário para gerenciar tantos dados em locais diferentes. O gestor pode ir apenas a um local para saber como está o status de todos os pontos cruciais do projeto, ganhando maior praticidade e uma visão mais abrangente das iniciativas.

Acesso compartilhado

Adotar um software para gerenciar projetos na web também significa que o gestor e sua equipe podem acessar o sistema a partir de qualquer lugar que tenha conexão a internet. Com isso, funcionários de diferentes unidades, cidades ou até mesmo países podem trabalhar juntos em um mesmo projeto ou usar seus dispositivos móveis para isso.

Essa característica transporta o nível de colaboração do projeto a um novo patamar, pois as pessoas podem fazer um simples login no sistema para ver o status de suas tarefas, assim como inserir atualizações sobre seu desempenho sem precisar usar telefone e e-mail.

Mais com menos

Atualmente, não é raro encontrar empresas em que um só gestor responde por dezenas de projetos simultaneamente. Para esses profissionais, o uso de um software de gerenciamento aumentará sua capacidade de monitorar e gerenciar todos eles ao mesmo tempo, facilitando tarefas como a atribuição e a priorização de recursos para iniciativas mais urgentes.

As ferramentas online para gestão de projetos vêm ajudando as empresas não somente a se tornarem mais eficazes em suas tarefas, mas também a reduzir os investimentos e despesas necessários para o alcance de um patamar superior de qualidade.

Com tudo isso, é bem mais difícil encontrar qualquer razão para que uma organização em pleno século XXI não adote uma solução com tantas vantagens para seus usuários.

E você? Acredita que um software para gerenciar projetos pode realmente trazer tantos benefícios para seu negócio? Deixe seu comentário e compartilhe sua opinião!