GERENCIA DE PROJETOS - Guia de sobrevivência em gestão de projetos

Não importa o tamanho do projeto, a abrangência, a complexidade, o curto prazo, o pequeno orçamento, a escassez de recursos, as dificuldades de comunicação e de integração das equipes, ou até mesmo as competências necessárias e as habilidades solicitadas. Há sempre um resultado que deve ser alcançado através do projeto: o sucesso!
De todas as questões inerentes à gestão de projetos, o sucesso é a única questão com a qual todos sempre terão que conviver. Seja em projetos grandes ou pequenos, com alto ou baixo nível de exigência, com tranqüilidade ou na correria, com direito a fins de semana e feriados ou sem direito a nenhum deles, com reuniões presenciais ou com vídeo conferências, o sucesso sempre estará permeando as conversas relacionadas aos resultados do projeto. O propósito do projeto será sempre o de criar resultados positivos para os envolvidos.
Em seu planejamento você deve considerar todos os detalhes e minúcias, buscando o equilíbrio entre riscos e oportunidades. Mas como o planejamento é de domínio público, infelizmente não é possível ter todos os recursos materiais e humanos à nossa disposição, além disso todo projeto tem algum ponto de limitação.
Sendo assim, fica a pergunta: Como se preparar para esse desafio?
Para tentar auxiliar, recomendamos que sejam observadas as dicas abaixo com muita seriedade. Este itens colocados na prática em conjunto podem ajudar na grande maioria dos projetos:

• Faça o plano de projeto:

Garantir o sucesso do projeto começa por definir claramente o objetivo do projeto. É imprescindível que todos os principais interessados estejam alinhados para o significado do sucesso. O plano de projeto não deve ter foco em detalhes da execução deste, mas deve sobretudo determinar o objetivo que deve ser alcançado.
A chave para garantir que você alcance o sucesso passa por um consenso sobre as expectativas de todos os principais interessados no projeto. Não conclua o Plano de projeto até que todos os interessados concordem com o objetivo traçado.

• Plano de gerenciamento de projetos:

Um plano de gerenciamento é fundamental para garantir o sucesso do projeto, além de ser um documento que orienta as regras e instruções referentes a este. O plano deve descrever diretivas, melhores práticas, ações táticas e operacionais. Deve também incluir métodos para um melhor gerenciamento/acompanhamento do processo.
Tenha certeza que este documento fornece uma lista de atividades que contemplam todos os itens essenciais da gestão e os níveis apropriados para a consistência, padronização e uniformização.

• Registre todos os riscos:

Não há sucesso sem obstáculos e percalços. Em bom português, obstáculos e percalços para os amantes do gerenciamento de projetos significam riscos. Um bom gerenciamento de riscos não só contribui, mas pode ser uma determinante fundamental para o sucesso do projeto.
Uma das três principais causas de projetos fracassarem é um gerenciamento de riscos ineficiente ou problemático. O gerenciamento eficaz de riscos inicia com o registro de todo e qualquer risco, que deve ser traduzido em ameaças ou oportunidades para o projeto.
Este gerencioamento deve envolver e comprometer os principais interessados no sucesso do projeto para mitigar os riscos evitando que se transformem em problemas eminentes.

• Gerenciamento de tempo/cronograma:

O sucesso do projeto está inteiramente ligado ao prazo de conclusão do projeto e também da execução das tarefas que o compõe.
É fundamental definir detalhadamente as atividades específicas do cronograma que compõe as várias entregas do projeto, sem perder de vista as dependências das atividades, os recursos que precisam ser envolvidos em cada atividade, a estimativa de duração de cada atividade, as atividades que podem ou devem ocorrer paralelamente, além do acompanhamento e controle das mudanças do cronograma.

• Orçamento do projeto:

O orçamento considera as necessidades de informação das partes interessadas no projeto. Diferentes partes interessadas irão medir os custos do projeto de diferentes maneiras e em momentos diferentes, por isso devemos garantir que o orçamento disponível será suficiente para obter os resultados que traduzirão o projeto em sucesso.
Uma regra básica é ter um fundo de reserva para o projeto, o que muitos gestores infelizmente deixam de fazer e em alguns casos a falta de reservas cria um impacto diretamente no sucesso do projeto - já que sem budget para pequenos ajustes, alguns projetos acabam fracassando.

• Análise dos interessados:

Antes de partimos em qualquer aventura, nós gostaríamos de conhecer a topologia do terreno. Existem montes, vales, rios ou áreas de terra estéril? As respostas para estas perguntas nos ajudariam a planejar como estamos a navegar no território.
Da mesma forma funciona para projetos que gostaríamos de saber a análise das partes interessadas. Haverá partes interessadas negativas para quem deve planejar estratégias de mitigação?

• Plano de Comunicação:

É a área de conhecimento que concentra os processos necessários para garantir a criação, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.
Todos os envolvidos no projeto devem entender como as comunicações afetam o projeto como um todo. Nenhum projeto deve ser realizado sem um plano de comunicação.
Planejando“o quando”, “o quê” e “para quem”, além de comunicar as atualizações do projeto, podemos antecipar situações adversas. A comunicação é essencial para o sucesso do projeto.

• Lições aprendidas:

Todos os projetos nos trarão lições valiosas. Contudo, é preciso que essas lições sejam documentadas e divulgadas como base de conhecimento para outros projetos.
Há uma abundância de exemplos de projetos muito complexos em que o descompasso entre a experiência do gerente do projeto e a complexidade do projeto é um risco que deve ser mitigado ativamente.
Se existir uma base de conhecimento acessível onde possam ser registradas e consultadas as lições aprendidas, certamente haverá um ganho considerável para a execução do projeto e conseqüentemente a base de conhecimento contribuirá para o sucesso da empreitada.