GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos

GED - Gerenciador Eletrônico de Documentos

Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que tem como principal objetivo, fornecer um meio para facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Toda a inteligência e gestão das empresas estão em seus documentos de trabalho. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar toda a documentação eletrônicamente, garantindo assim, a informação exata, na hora exata, para a pessoa certa. Qualquer tipo de documentação, o GED sabe lidar.

No desenho acima, temos o exemplo de uma empresa, com diversos departamentos dentro de sua estrutura. Cada um desses setores, possui seus documentos e arquivos específicos. Utilizando-se do GED, os usuários para criar, modificar ou consultar documentos, acessam o servidor de Gerenciador Eletrônico de Documentos e lá fazem toda a manipulação necessária.

Algumas das vantagens da utilização do GED*:

• segurança do acervo;

• redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal;

• controle da localização dos documentos;

• proteção contra perda de documentos;

• controle de acesso aos documentos;

• conservação dos "originais";

• menos recursos de distribuição;

• múltipla indexação;

• padronização dos formatos, dos processos e da localização;

• acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente.

(retirado do site www.arquivar.com.br)

Quais os principais motivos para minha empresa adotar o uso do GED?

• necessidade de rápida visualização dos documentos, através de pesquisas por índices ou por acesso a palavras do documento;
• eliminar espaço físico ocupado por arquivos com documentação interna e até mesmo externa da empresa;
• garantia de integração com sistemas já existentes na empresa. Atualmente, a tecnologia permite a integração com diversas bases de dados, além de proporcionar a compatibilidade, por exemplo, com servidores de correio eletrônico, FAX e aplicações cliente/servidor;
• necessidade de distribuição de documentação para diversos órgãos. Hoje, as mídias eletrônicas armazenam grandes quantidades de documentos, permitindo seu gerenciamento de forma remota;
• segurança da informação contidas nos documentos. A tecnologia garante a integridade das informações; e,
• qualidade da documentação a ser pesquisada. A tendência do papel é de deteriorar, o que não acontece com as mídias atuais como o CD-ROM e disco óptico que possuem vida útil de até 30 anos.

Para fazer o serviço de gerenciar eletrônico de documentos, pode se utilizar o Alfresco - que é um alternativa gratuita e opensource para gerenciamento de documentos e conteúdos web.

Alfresco oferece suporte para todas as etapas do ciclo de informação, como a fase de criação de documentos, armazenamento, recuperação entre outras. Algumas de suas características:

• Suporte para definição de workflows no ciclo de vida dos documentos;
• Gerenciamento integrado e inteligente de documentos;
• Acesso a documentos online com a interface do desktop;
• Busca de documentos compatíveis com o Google, por meio de um sistema avançado de pesquisa;
• Controle de versões de documentos;
• Fóruns de discussão.

Alfresco é recomendado para pequenas instituições que necessitam resolver problemas básicos de gestão documental. O fato de a ferramenta ser gratuita e com código aberto faz com que os usuários possam ter expectativas quanto a evolução das funções, até porque o programa é uma
das melhores alternativas para o gerenciamento de informações.