Premissas para adoção de ferramentas para Gestão de Projetos Corporativos

Para a grande maioria das empresas que respiram projetos em seu dia-a-dia, é fundamental a adoção de uma Ferramenta de Gestão de Projetos Corporativos.

O fundamento dessas ferramentas está pautado especificamente em melhores práticas de mercado e visam
auxiliar as equipes envolvidas com os projetos a organizar a carteira de projetos, gerenciar a priorização e escolha de projetos de sua carteira, gerenciar os projetos em andamento.
Além de coordenar os recursos necessários para cada fase/atividade de projeto, acompanhar e divulgar as atividades aos colaboradores dos projetos, gerar relatórios e status gerenciais, criar uma base de conhecimento, controlar o fluxo e a necessidade de documentos e interações dos projetos, e alinhar os projetos à estratégia da empresa.

Há no mercado diversas ferramentas que se propõe a Gerenciar Projetos Corporativos e dentre elas há soluções que tendem a ser muito caras e complexas; há ferramentas OpenSource.

Há ferramentas localizadas para seguimentos específicos de projetos como projetos de construção civil e projetos de software; há aquelas que integram facilmente com os ambientes mais diversos, como por exemplo com um ERP, um CRM ou BI.

Há ferramentas que rodam 100% na nuvem e aquelas que dependem de infra-estrutura de instalação e manutenção; há ferramentas de fornecedores especializados em gestão de projetos corporativos.

Há ferramentas de fornecedores que desenvolvem todo tipo de software e há ainda ferramentas caseiras desenvolvidas especificamente para atender necessidades pontuais; há portanto os mais diversos sistemas para gerenciar projetos corporativos.

Normalmente quando uma empresa adota um Escritório de Projetos Corporativos (PMO), que é uma das melhores práticas de mercado amplamente divulgada e aceita na última década, a necessidade de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos fica ainda mais evidente.

Do contrário a equipe do Escritório de Projetos precisará criar artifícios diversos para agrupar e gerenciar de forma centralizada todos os produtos, documentos, formalizações e relatórios de controle que são gerados para cada projeto.

O intuito desse artigo não é o de tratar especificamente de quais ferramentas são melhores ou atendem melhor a determinados segmentos, mas demonstrar alguns benefícios que devem ser levados em consideração quando da aquisição de uma ferramenta como essa, de forma que ela possa agregar o devido valor ao seu negócio.

Ter opções que permitam selecionar projetos com maior alinhamento às estratégias corporativas

A ferramenta de gestão de projetos corporativos a ser adotada por sua empresa precisa permitir o registro de propostas de projetos futuros com a opção de um orçamento inicial que inclua detalhes como recursos necessários, tempo de duração do projeto e outros detalhes pertinentes a cada organização.

Dessa forma seu Escritório de Projetos no momento em que for analisar a carteira de propostas de projetos poderá priorizar aqueles que estejam mais alinhados com as estratégias corporativas e que tenham condição de gerar retorno mais aderente ao negócio da empresa naquele momento otimizando os investimentos.

Ter opções que permitam analisar os impactos dos projetos nas estratégias corporativas

De nada adianta fazer priorização dos projetos que estão mais alinhados às estratégias se não houver a possibilidade de acompanhar a evolução destes projetos e monitorar o desempenho dos mesmos.

É fundamental que a ferramenta de gestão de projetos corporativos a ser adotada permita analisar os impactos positivos e negativos dos projetos nas estratégias corporativas durante sua execução.

Com essa opção é possível prever tendências dos projetos, identificar e mitigar eventuais riscos, identificar e colocar em execução eventuais novas oportunidades que fiquem evidentes durante a execução do projeto e ter informações preditivas sobre os resultados a serem alcançados.

Não se pode deixar de ter também a possibilidade de ter à mão uma potente Central de Relatórios onde se possa extrair desde simples listagens até complexos relatórios gerenciais.

Ter opções que permitam gerenciar os recursos envolvidos em vários projetos.

Cada vez mais as companhias trabalham com compartilhamento de recursos em projetos, envolvendo em muitas ocasiões o mesmo recurso em diversos projetos paralelamente.

Todo Escritório de Projetos que vive essa realidade sabe como é difícil organizar as agendas de vários recursos compartilhados em vários projetos simultaneamente para atender as expectativas dos gerentes de projetos, dos stakeholders e sponsors.

Quando, em situações complexas como estas, o gerenciamento de recursos falha automaticamente ocorrem impactos nos custos e prazos dos projetos, que dependendo do projeto pode ser danoso à estratégia corporativa.

É pelo contexto de complexidade em que algumas empresas gerenciam o pool de recursos que a ferramenta de gestão de projetos corporativos deve ter uma robusta solução para gerenciar recursos.

Ter opções que permitam compartilhamento dos projetos e de suas informações.

Outro grande desafio na contratação de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos deve ser a possibilidade que essas ferramentas têm em compartilhar os projetos e em que níveis as informações dos projetos podem ser compartilhadas.

Não é difícil termos projetos onde o Escritório de Projetos está situado em uma localidade e a execução do projeto está em outro ou até em outros lugares e em situações tais como estas é fundamental que a ferramenta ofereça a possibilidade de compartilhar o projeto inteiro com algumas pessoas, apenas algumas tarefas com outras pessoas e apenas consulta para outras.

Somente assim será possível manter a equipe unida nos objetivos propostos no projeto.

É de grande importância também que o acesso aos dados seja fácil, como por exemplo, utilizando navegadores WEB.

Com isso evitamos instalações demoradas e permitimos que os envolvidos no projeto necessitem apenas de acesso à internet para ter acesso às informações, podendo assim contribuir com o projeto, agregando conhecimento e dando feedback sobre o andamento de suas atividades em tempo real.

Ter opções que permitam gerenciar o retorno de investimento.

Em muitas organizações o retorno de investimento é muitas vezes mais importante para o board do que o próprio projeto e ter uma ferramenta de gestão de projetos corporativos que disponha de indicadores nesse sentido facilitam em muito o gerenciamento.

Tendo em vista os controles mencionados anteriormente e se aplicados de forma correta com a utilização de uma boa ferramenta de gestão de projetos corporativos é possível afirmar que haverá ganhos expressivos quanto à produtividade e redução de custos o que por si só influencia nos resultados dos projetos em execução e contribuem para um retorno de investimento mais palpável.

Ter opções de gerenciar projetos pequenos e também projetos muito grandes e complexos.

Nenhuma organização gerencia apenas projetos pequenos ou apenas projetos muito grandes e complexos, portanto ao escolher uma ferramenta de gestão de projetos corporativos é fundamental analisar se essa ferramenta dispõe de alternativas para que tanto o Escritório de Projetos como o próprio gerente de projetos e equipe do projeto possam ter condição de atuar em conformidade com o tamanho e complexidade do projeto.

Nesse ponto é importante ter muito cuidado, pois há ferramentas que atendem muito bem os projetos grandes e complexos onde é normal investir muitas horas de gerenciamento nos mesmos.

Contudo elas aplicam o mesmo rigor para projetos pequenos e simples e oneram demasiadamente o tempo de trabalho de gerenciamento que poderia ser muito melhor aproveitado, portanto é fundamental ter bem claro como a ferramenta que sua empresa está contratando atua para cada tipo de projeto antes de adotá-la.

Ter opções que permitam gerenciar o ciclo de vida dos projetos e promover melhorias contínuas.

É bem desafiador priorizar projetos, acompanhá-los e gerenciá-los de forma eficiente, monitorar a evolução e com isso verificar os indicadores de desempenho para garantir o retorno do investimento e ainda gerenciar projetos de várias naturezas, tamanhos e complexidades.

Esse desafio se estende ainda para um último fator que devemos levar em consideração quando da contratação de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos que é a possibilidade de gerenciar o ciclo de vida dos projetos para aprender novas lições e com isso melhorar nossos processos continuamente.

Por esses motivos é fundamental que a ferramenta a ser adotada permita implementar processos repetidos como modelos, permita refinar esse processos com base em melhores práticas e a partir desses processos aprimorados permita a personalização de projetos aplicando fluxo de trabalho adequados, reduzindo custos e assegurando qualidade aprimorada.

Concluindo esse assunto, é fundamental que a adoção de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos seja bastante estudada, que sejam analisados os processos de negócio da empresa antes da adoção da mesma, que seja escolhida a ferramenta mais aderente ao negócio de sua empresa e mais importante que apresente soluções duradouras.

Certamente, após a implementação de uma ferramenta desse porte sua empresa evoluirá significativamente na gestão da carteira de projetos, tornando-a muito mais transparente e colaborativa para a organização como um todo.

*Samuel Gonsales é diretor da Kayros IT Consultoria, especializada em modelos de gestão para empresas de moda e vestuário.

Como responder as 10 perguntas mais feitas em seleções de emprego

A primeira entrevista é sempre o momento mais importante e decisivo em uma seleção de emprego. Além de poder ter uma primeira impressão do candidato, é nela que o empregador vai poder conhecer a personalidade e analisar o comportamento do trabalhador. A Universia Brasil, rede de universidades, deu dicas de como se sair bem em uma entrevista de emprego e revelou as respostas ideais para a dez perguntas mais frequentes em uma seleção. Confira!

1 - Como você se descreveria?
O recrutador não quer uma resposta de 10 minutos. Ofereça frases que te destaquem entre os outros candidatos e que abram espaço para outras discussões. Neste caso, as variáveis são você mesmo, a companhia para a qual você trabalhará e a posição à qual você está se candidatando. Considere tudo isso e ofereça seus pontos fortes em poucas frases.
 
2 - Você se considera a melhor pessoa para esse trabalho? Por quê?
A melhor maneira de responder é oferecendo exemplos concretos das suas conquistas e habilidades. Compare as exigências da vaga com o seu perfil para que o recrutador veja que você é o mais indicado para a vaga.
 
3 - Conte por que você quer trabalhar aqui.
É importante que você tenha pesquisado antes sobre a empresa. Uma vez que você a conhece, compare o que ela e pode oferecer com as suas habilidades, objetivos e metas futuras. "Esta empresa é o lugar onde minhas qualificações podem fazer a diferença. Por exemplo, na outra empresa..." e conte um caso onde você fez a diferença. Dê exemplos concretos do que você fez e do que pode fazer. Na hora de explicar como será útil para a empresa, fale sobre seu conhecimento na área e da sua experiência no assunto.

4 - Fale sobre seus objetivos profissionais.
Com essa pergunta, o recrutador quer saber sobre as duas decisões. Quer saber se você não entrou no seu campo por acaso e está ali também por acaso. Alguém que saiba tomar bem decisões será um ótimo chefe.

5 - Você prefere trabalhar sozinho ou em equipe?
Responda que está apto e se sente bem de realizar os dois tipos. Ofereça situações que sustentem sua afirmação.

6 -  Conte uma experiência difícil no seu trabalho e como você lidou com ela.
Dê exemplos concretos do que já aconteceu no seu trabalho, depois discuta como você resolveu o problema. Seja positivo, o problema tem que acabar bem.

7 - Você já teve dificuldade para trabalhar com algum gestor?
Esta pergunta é complicada e deve ser respondida com atenção. Nunca diga que vocês não se davam por motivos banais e, sim, porque vocês tinham opiniões e expectativas diferentes. Um bom modo de resolver isso é sentar e conversar. Mas não exagere na crítica ao seu antigo chefe. Diga que você aprendeu algo, não importa com qual chefe você teve. Você pode, inclusive, afirmar que, com os bons chefes, você aprendeu o que fazer e, com os ruins, o que não fazer.

8 - O que te agradava e o que você não gostava no seu último emprego?
Não exagere ao falar mal demais na sua antiga empresa, porque o recrutador pode achar que você pode fazer o mesmo no futuro. Considere falar sobre você e seu estilo para que o próprio entrevistador perceba que você se adaptará bem ao emprego no qual você está se candidatando.

9 - Descreva o seu ritmo de trabalho.
Novamente, não adianta dizer que você é rápido. Responda que você trabalha num ritmo equilibrado e mediano, mas que sempre termina os afazeres antes do que foi combinado.

10 - Quais são suas aspirações de salário?
Primeiramente, pesquise qual é a média de salário para a sua profissão, para o que você fará na empresa e balanceando o seu valor. Uma vez feito isso, você tem várias opções. Citar o salário base da sua ocupação e espera uma proposta, daí você pode dizer que vai pensar ou, simplesmente, não. A resposta negativa pode oferecer um salário mais alto, porém é mais arriscada. Aja de acordo com as suas necessidades.